Pourquoi ?
Au-delà d’une simple consultation, les enjeux liés à la co-construction du changement sont de nature à impacter significativement le degré de réussite du projet.
Les différents acteurs de l’entreprise peuvent trouver des bénéfices à l’accompagnement participatif :
- Pour les salariés : partager les difficultés mais aussi les solutions, le moyen de construire les règles du métier, de fabriquer du lien social, développer la capacité d’action sur sa situation, de trouver du soutien et de la reconnaissance...
- Pour les IRP : nourrir leurs réflexions et leurs négociations avec des éléments en lien avec le travail réel.
- Pour les managers : agir dans leur rôle de management du travail par la régulation, l’anticipation, la résolution de problèmes...
- Pour la direction : enrichir les réflexions stratégiques d’éléments en lien avec la réalité du travail et le vécu des salariés, développer un management participatif source d’innovation socio-organisationnelle, faciliter l’engagement des salariés.
Comment faire ?
La démarche participative mise en œuvre doit permettre l’analyse des situations de travail existantes et la projection des situations de travail futures. Pour cela, l’organisation d’ateliers participatifs sera nécessaire à la structuration de cette démarche participative.
Pour être opérationnels, les ateliers participatifs doivent être ancrés sur des situations de travail réel. Si discuter sur le travail n’est pas chose facile ou naturelle, l’animation doit être structurée et favoriser l’expression libre, utile, permettant d’aborder ce qui pose problème et ce qui fait ressource, de reconnaître les spécificités de chacun, de débattre du métier et de permettre le développement des pratiques coopératives.
Définir l'intention et les objectifs
Les objectifs de l’atelier seront clarifiés et partagés en amont de l’animation. Les participants doivent pouvoir comprendre à quoi servira leur contribution et quelle est la finalité poursuivie.
Identifier le collectif à mobiliser
Pour mener à bien cet accompagnement participatif, il convient d’identifier l’ensemble des parties prenantes (internes/externes : salariés, managers, services concernés ou impactés par le changement, IRP, clients, fournisseurs…) et de définir les modalités de participation les plus adaptées à chaque phase du projet.
Les rôles de chacun seront à clarifier. L’utilisation de la matrice RACI peut être utile à cette phase.
Focus sur la matrice RACI
La matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) permet de préciser les différents niveaux de responsabilité (le qui fait quoi) à chacune des étapes d’un projet. Les différentes actions à réaliser dans le cadre du projet du changement et les différents acteurs sont listés.
Les contributions de chacun sont ensuite précisées dans la matrice :
- R pour responsible (ou responsable) : celui qui a la responsabilité de la réalisation de l’action
- A pour accountable (ou approbateur) : celui qui assume la responsabilité de l’action et ses conséquences
- C pour consulted (ou consulté) : celui qui est nécessairement consulté pour la réalisation de l’action
- I pour informed (ou informé) : celui qui est informé de la réalisation de l’action.
Il faut noter qu’un même acteur peut avoir plusieurs attributions, tout comme une action peut avoir plusieurs contributeurs avec le même niveau de responsabilité (hormis l’approbateur). Cette matrice doit être revue et amendée en cours de projet car les périmètres de responsabilités et d’actions peuvent évoluer.
Co-construire la charte de fonctionnement
Pour qu’un groupe puisse fonctionner en intelligence collective, chaque participant doit pouvoir se sentir en confiance et ne pas avoir de craintes liées à l’expression de ses idées ou opinions.
Pour que le collectif puisse ainsi fonctionner, la formalisation d’un cadre de fonctionnement coconstruit est indispensable. Ce cadre a vocation à poser les bases de la coopération dans le groupe, que chaque participant s’engage à respecter et auxquelles il peut se référer.
Idéalement ce cadre de travail est coconstruit avec le collectif afin de favoriser l’adhésion et d’en adapter le contenu au contexte particulier du collectif et des individus qui le composent. Concrètement, à chaque nouvelle constitution de collectif amené à travailler conjointement, il sera nécessaire de construire ce cadre de fonctionnement.
En pratique, l’animateur pourra proposer d’établir les règles en collectif et veiller à ce que les thèmes suivants soient abordés :
- Ecouter avec ouverture et bienveillance, y compris en accueillant les temps de silence
- Parler en responsabilité et avec humilité : parler au « je », oser « je ne sais pas »…, laisser la même place à chacun, en horizontalité (sans position hiérarchique) pour favoriser la liberté d’expression
- Garantir la confidentialité, le non-jugement…
- Affirmer le droit à l’erreur : Oser s’planter, ça pousse !
Les participants sont invités à ajouter les règles qui leur semblent nécessaires pour pouvoir s’engager dans le travail en collectif. Chaque règle est explicitée et illustrée par des comportements si besoin (écouter et bienveillance : on ne se coupe pas la parole, on lève la main pour demander la parole, on n’émet pas de jugement sur les personnes ou les idées…). Ce cadre de fonctionnement est formalisé (photo, compte-rendu, charte…) et le collectif s’y réfère au démarrage de chaque réunion.
L’animateur est garant du maintien du cadre, mais les participants peuvent également y contribuer, par exemple en endossant des rôles particuliers sur un atelier collectif (respect de la bienveillance, de l’écoute…). Il n’est pas suffisant d’avoir participé soi-même à l’élaboration de la règle pour la respecter. Pour autant, le respect du cadre est un fondement indispensable à la bonne marche du groupe.
Désigner les animateurs
Identifier les animateurs en charge de l’atelier participatif. Leur aisance dans l’animation de temps collectifs est un élément essentiel à prendre en considération.
La montée en compétence des animateurs est parfois un préalable indispensable à la réussite des projets participatifs, car il est attendu qu’ils mettent en œuvre au plus près le mode d’animation retenu dans le cadre du projet..
Clarifier le niveau de participation
Lors de l’animation d’un atelier participatif il est indispensable de clarifier le niveau de participation dans la décision du collectif sollicité :
- dans un objectif de consultation : la production du collectif va alimenter la réflexion des décideurs, mais il n’y a pas d’engagement sur la mise en œuvre des propositions du collectif ;
- dans un objectif de participation : la production du collectif participe de la production finale. Le commanditaire reste décideur du scénario ou du projet mais il intègre les productions du groupe ;
- dans un objectif de co-construction : la production du collectif devient la production finale. Le commanditaire est alors uniquement garant de la possibilité du collectif à mettre en œuvre sa propre réflexion et ses actions.
Définir les outils d'animation
Des simulations du travail futur, des tests à l’aide de maquettage ou à grandeur réelle peuvent être déployés comme supports à la projection. Ces projections permettront de favoriser l’expression de la diversité des points de vue, la prise en compte du travail réel, et l’identification des impacts sur la performance globale de l’entreprise (impacts pour le client / la production / les salariés).
D’autres types d’ateliers peuvent être déployés pour organiser la participation des parties prenantes : brainstorming, scénario rose – scénario noir, speed boat, pont de corde, métaphore, focus group, débats mouvants, les chapeaux de Bono, atelier fishbowl…
La finalité de ces ateliers est de libérer la parole et de développer l’intelligence collective et la créativité. La contribution des participants est facilitée par des modalités d’animation qui visent à les rendre acteur, en leur faisant vivre une expérience riche en apprentissage.
En fonction de l’expérience des animateurs et des objectifs poursuivis, l’outil d’animation le plus approprié sera choisi et déployé.
Organiser la logistique
En amont de l’atelier, le temps nécessaire et le lieu de la réunion sont définis. Le rétroplanning est établi, ainsi que la liste des documents ou du matériel à préparer.
Expérimenter les ateliers
C’est le moment d’expérimenter l’atelier participatif que vous avez créé.
A l’issue de celui-ci pensez à faire un retour d’expérience et à garder une trace des éléments produits. Les produits de sortie (compte rendu, relevé de décision, ouverture de chantiers, demandes spécifiques, etc.) ou livrables devront être partagés avec l’ensemble des participants.